Regelmatig vertellen ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een regeling, dat de informatie op de website van hun organisatie niet up-to date is. Tijdens workshops waarvan de voorbereiding deels is gebaseerd op informatie van de website wordt doodleuk gemeld dat we het verkeerde aanvraagformulier gebruiken. Of een verouderde APV.
Dat heeft verschillende redenen. Soms wordt de website van een gemeente beheerd door een Shared Service Center en is er niet één medewerker van de gemeente die toegang heeft tot de website. Op andere momenten is er een afdeling communicatie die zichzelf de website heeft toegeëigend en traag is in het bijwerken van informatie die door de medewerkers wordt aangeleverd. Door de (vaak) verkokerde structuur zullen de medewerkers na verloop van tijd stoppen met het aanleveren van nieuwe informatie als “communicatie” niet snel genoeg is met het bijwerken van de website. Het resultaat is een website met informatie die niet actueel is.
Het wordt tijd dat de productverantwoordelijken het vertrouwen krijgen om zélf de informatie en aanvraagformulieren voor hun producten en beleidsgebieden op de site van hun organisatie te plaatsen. Pas dan wordt het mogelijk om te leveren wat volgens de proclaimer wordt beweerd. Het zijn de productverantwoordelijken (en alléén de direct productverantwoordelijken) die kunnen bepalen of de aangeboden informatie juist is.
Een van de manieren waar je aan af kunt lezen of een organisatie zijn klanten serieus neemt, is het gebruik van een proclaimer op de website. Een proclaimer is het tegenovergestelde van een disclaimer. In een disclaimer verklaart de organisatie dat zij hun best doen om correcte informatie op de website te plaatsen, maar dat er absoluut geen rechten aan ontleend kunnen worden. Een proclaimer beweert het tegenovergestelde: de organisatie doet zijn best en je kunt er van op aan dat de informatie juist is.
De drieletterafkorting “ICT” heeft vanaf het begin de verkeerde definitie gehad. ICT staat voor Informatie en Communicatie Technologie. Dat is fout. Beter zou het zijn om te spreken van Innovatie en Creatie Technologie.
De overheid is een ongezonde bejaarde. Natuurlijk is het zo dat het medewerkersbestand aan het vergrijzen is, maar ook als je kijkt naar de manier waarop wordt omgegaan met informatie dan kun je geen andere conclusie trekken, dan dat de overheid op dit moment een informatie-infarct heeft. Dat blijkt onder meer uit het feit dat sommige functies in de geestelijke gezondheidszorg voor 60% uit administratieve werkzaamheden bestaan. Deze bejaarde is zó bang om de controle te verliezen dat zij in de stress schiet!
Uit het aantal vragen dat wordt gesteld op een aanvraagformulier is af te leiden of het proces waarmee de aanvraag wordt afgehandeld efficiënt is ingericht. Het aanvraagformulier is immers de start van het achterliggende bedrijfsproces waarin de aanvraag wordt beoordeeld. De informatie die een overheidsorganisatie verzamelt op dat formulier is de grondstof voor het proces.
In discussies over informatie en informatiemanagement wordt vaak te weinig onderscheid gemaakt tussen de soorten informatie waar een organisatie mee te maken heeft. Het verschil tussen gestructureerde en ongestructureerde informatie is gigantisch en met iedere soort moet daarom ook anders worden omgegaan.
Vandaag start mijn vakantie. En dat is natuurlijk een ideale gelegenheid om een meer fundamentele serie posts over overheid en informatie aan te kondigen! In de komende 10 posts zal ik steeds in een paar regels dieper in gaan op een onderwerp gerelateerd aan overheid en informatie. Tot en met 4 september zal er iedere werkdag een post verschijnen. Uiteraard gebeurt dat automagisch, want ik ben immers met vakantie!
Eindelijk ben ik er achter waarom het missen van de deadline voor de invoering van de BAG vrijwel geen aandacht krijgt in de media. Er blijkt namelijk een verschil tussen het invoeren van de BAG en het verplicht gebruik van de BAG-gegevens. De deadline voor het invoeren is namelijk 1 juli 2009, terwijl de deadline voor het verplicht gebruik 1 juli 2011 is.