Dit is een crosspost. Deze post verscheen eerder op het weblog van Zenc: Indieningsvereisten en de rol van het gemeentebestuur: van kwaad tot erger?
Gemeenten vragen veel informatie en bewijsstukken aan hun klanten. Deze informatie en bewijsstukken worden ook wel indieningsvereisten genoemd. Indieningsvereisten zijn alle gegevens en bewijsstukken die inwoners en ondernemers aan de gemeente moeten overleggen bij de aanvraag van bijvoorbeeld een evenementenvergunning.
In opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft Zenc bij drie gemeenten de indieningsvereisten van 70 gemeentelijke producten bestudeerd. Daarbij onderscheiden we twee categorieën:
- indieningsvereisten die een juridische basis hebben;
- indieningsvereisten die de gemeente via hergebruik op kan vragen bij andere overheidsorganisaties.
De redenering is als volgt: wanneer een indieningsvereiste geen juridische basis heeft, dan hoeft de gemeente deze ook niet langer te vragen aan de klant. Het staat niet in de wet, dus je hebt het niet ècht nodig om het product te verstrekken. Daarnaast hoeft de gemeente ook geen indieningsvereiste te vragen als zij deze via een andere overheidsorganisatie op kan vragen. De indieningsvereiste is al in het bezit van de overheid, dus waarom vraag je de klant – op verzoek van de gemeente – contact op te nemen met een ander deel van de overheid?
Wanneer een gemeente deze twee principes toepast op bijvoorbeeld een evenementenvergunning, dan blijkt dat alle indieningsvereisten komen te vervallen. Een aanvrager hoeft dan niet langer zijn naam op te geven of aan te geven wat de naam is van het evenement. In de praktijk betekent dit dat de gemeente niet weet wie wanneer een evenement organiseert en wat de naam is van het evenement.
Dat is op zijn minst vreemd.
Ook zou een aanvrager in dit voorbeeld niet aan hoeven te geven of hij stroom nodig heeft en of hij aan wil sluiten op de drinkwatervoorziening. De gemeente kan dan niet inspelen op die behoeften van de organisator. Er zijn namelijk gemeenten die stroom of vers water beschikbaar te stellen aan organisatoren van evenementen. Wanneer zij niet mogen vragen of de organisator daar op aan wil sluiten bemoeilijkt dat de dienstverlening. Dit brengt ons bij een derde categorie indieningsvereisten, namelijk indieningsvereisten ten bate van de dienstverlening.
Het onderscheid in deze drie categorieën indieningsvereisten (indieningsvereisten die een juridische basis hebben; indieningsvereisten die de gemeente via hergebruik op kan vragen bij andere overheidsorganisaties en indieningsvereisten ten bate van de dienstverlening) is een handig hulpmiddel bij het herontwerpen van gemeentelijke dienstverlening. Wanneer een gemeente deze drie categorieën gebruikt om te bepalen welke indieningsvereisten kunnen worden geschrapt, is zij in staat om efficiënt en klantvriendelijk haar diensten aan te bieden.
Maar gevaar ligt op de loer.
Onlangs opperde iemand het idee voor een vierde categorie. Namelijk de categorie “indieningsvereisten waarvan het bestuur vindt dat we ze moeten vragen”. Mijn stelling is dat – als je het gemeentebestuur ook maar een beetje de gelegenheid geeft – er oncontroleerbaar veel indieningsvereisten in het leven worden geroepen. Dat maakt het voor de ambtelijke organisatie onmogelijk efficiënt en klantgericht dienst te verlenen.
Wat vind jij? Hoeveel invloed mag het gemeentebestuur uitoefenen op de indieningsvereisten van gemeentelijke diensten?