Tagarchief: informatie

Beheren gegevens ≠ beheersen van gegevens

Het is lastiger om gegevens uit een gemeentelijk softwaresysteem te halen, dan ze er in te stoppen. Veel gemeenten hebben heldere processen, protocollen en procedures om gegevens in te voeren. Ook het doorvoeren van wijzigingen per veld (record) zal vaak wel op orde zijn. Het beheer is goed geregeld.

In mijn advieswerk valt het me de laatste tijd op dat gemeenten slechts matig in staat zijn gegevens uit hun systemen te halen. Natuurlijk lukt het wel om gegevens per individuele burger op te vragen. (Als dat niet kan is het lastig diensten te verlenen.) Wanneer een gemeente een kopie van een registratie moet maken voor analysedoeleinden, is dat vaak lastig of niet mogelijk.

Voor gegevensbeheerders is het helemaal spannend om een deel van een bestand op te leveren. Ook het opleveren in een bepaald formaat (b.v. UTF-8), volgens een bepaalde opmaak, met kolomnamen en de kolommen in een vooraf vastgestelde volgorde is erg lastig.

Gegevensbeheerders hebben namelijk niet altijd zelf direct toegang tot het systeem. Bijvoorbeeld omdat het meer technische beheer is ondergebracht in een samenwerkingsverband. Wanneer ze wel toegang hebben, is niet altijd de juiste kennis aanwezig. Bijvoorbeeld omdat ze niet met SQL overweg kunnen. Een derde knelpunt is de ‘tooling’. Er is software om het ‘stellen van vragen’ aan systemen te vergemakkelijken. Deze is vaak niet beschikbaar binnen een gemeente.

Er is veel winst te halen door in het managen en sturen van dienstverlening en bedrijfsvoering gebruik te maken van de reeds aanwezige gegevens. Maar deze gegevens zijn diep weggeborgen in de systemen. Ze zitten vast.

Voor alle duidelijkheid: ik bedoel niet de standaard managementrapportages per afdeling of sector. Het gaat juist om het maken van afdelingsoverstijgende analyses.

Voordat gemeenten hier optimaal gebruik van maken moeten zij eerst investeren in toegang tot de gegevens, de juiste kennis en tooling. Pas dan krijgen zij controle over hun gegevens. Slechts dan zijn ze in staat de gegevens in te zetten voor analyse en verbetering van de dienstverlening en bedrijfsvoering. Alleen dan beheersen ze hun gegevens.

Share

Information overload: Wat de politie kan leren van Facebook

Vorige week is Facebook naar de beurs gegaan. Het sociale netwerk van Mark Zuckerberg noteerde aan het einde van de eerste beursdag 42 dollar per aandeel. Hiermee is Facebook in één klap gewaardeerd op 2,7 miljard euro**. Die waarde ontlenen ze niet aan het feit dat ze zo leuk mensen met elkaar verbinden. Nee, Facebook is bijna drie miljard waard, omdat zij heel erg goed zijn in het verkopen van persoonsgegevens. De informatie die Facebook weet te genereren is voor adverteerders bruikbaar om hun advertenties zeer gericht te tonen aan mogelijke kopers.

De Nederlandse politie is iets minder goed in het te gelde maken van persoonsgegevens. De kentekens die zij registreren gebruiken zij nauwelijks in hun primaire proces: het vangen van boeven. Natuurlijk vangt de politie wel eens een crimineel op basis van zijn kenteken, maar daar is meestal een geplande inzet voor nodig. Eind vorige week bleek dat zij de gegevens van de slimme camera’s niet optimaal kunnen benutten. Er zou te veel informatie verzameld worden.

Terug naar Facebook. Met 900 miljoen leden verzuipen zij ook in de informatie. Door middel van slimme analyse- en profileringsmiddelen reduceren zij de informatie op een manier die voor adverteerders van waarde is. De politie moet de information overload van hun slimme camera’s ook op die manier aanpakken. Pas dan is de informatie ook bruikbaar. Vrij naar Clay Shirky: “It’s not information overload. It’s filter failure!”. (Via.)

En filter failure is waar de politie last van heeft.

Waar ik benieuwd naar ben zijn de patronen in de data. Welke bewegingen kun je afleiden uit de meldingen van geregistreerde kentekens? Waar rijden de meeste zware criminelen? En hoe laat? Hoe sluit je dit aan op je primaire proces: welke politiecapaciteit reserveer je op welke momenten om meldingen op te volgen? Maar ook: als de politie wél uitrukt, hoe lang duurt het dan voordat ze zo’n crimineel te pakken hebben? En hoe zit het met directe reactie op vluchtende overvallers?

Geef je mening over dit artikel door een reactie achter te laten. Of deel dit artikel via één van onderstaande knoppen!

** Ik gebruik hier de Post IPO Valuation van 21 mei uit Crunchbase. Dit is “the value of the company at the close of business on the day of the IPO, accounting for the potential run-up in value“. Dat ligt wat mij betreft dichter bij de reële waarde dan de 104 miljard die de NOS hier noemt.

Share

Operationele transparantie: Verkeer en Waterstaat

In eerdere blogposts zijn de informatieschermen van de NS aan bod gekomen. Een paar weken gelden zag ik een informatiescherm met daarop file-informatie. Na wat Googlen ben ik er achter dat deze informatieschermen samen gaan met het Spitsmenu: een pilot die tot 2008 liep.

Toch besteed ik er aandacht aan, omdat Verkeer en Waterstaat met dit scherm operationeel transparant wordt: de informatie op het scherm geeft de klant actuele informatie om op een betere manier gebruik te maken van het wegennet.

Verkeersinformatie en Spitsmenu

Verkeersinformatie en Spitsmenu

Het Spitsmenu werkt als volgt: de horecagelegenheid waar zo’n bord hangt biedt een ‘Spitsmenu‘ aan op het moment dat er een file is. Het doel is om de gasten een gezellig alternatief te bieden voor de file. Uit een proef in 2007 is gebleken dat het scherm per week 150 extra eters in de avondspits oplevert. Dit zijn mensen die daardoor uit de file bleven.

Laten we eens een rekensommetje maken om te zien wat het effect is van deze extra informatievoorziening aan de automobilist:

150 mensen zijn geen 150 auto’s.

‘Uit’ eten doe je meestal niet alleen. Als we er vanuit gaan dat de mensen die samen eten ook met één auto reizen, dan zijn er in die week (150/2=) 75 auto’s minder in de avondspits.

Het gaat om 75 auto’s in één week. Als we dit delen door het aantal dagen in de week, dan staan er per dag (75/7=)  10,7 auto’s minder in de avondspits.

Wanneer je je dan beseft dat de helft van die auto’s, eenmaal op de snelweg aangekomen, linksaf slaat en de andere helft rechtsaf, dan heb je per rijrichting 5,35 minder auto’s in de file.

Als we voor het gemak aannemen dat een gemiddelde auto 4,5 meter lang is en er steeds een meter afstand tussen de auto’s is wanneer zij in de file staan, dan is de file per dag per rijrichting gemiddeld 33 meter korter dan normaal.

Conclusie: deze vorm van extra informatieverstrekking aan het publiek levert, in een land waar in de ochtendspits gemiddeld 200 kilometer file staat, vrijwel niets op. Ik vraag me dan ook af wat de borden van de NS voor meetbaar voordeel opleveren…

Gelukkig houdt de horecagelegenheid uit het voorbeeld er 150 extra eters per week aan over! Hiermee is Verkeer en Waterstaat niet alleen een filebestrijder, maar ook een goede sponsor van de horeca. 😉

PS: Dit is natuurlijk niet het enige initiatief om files te bestrijden. Kijk ook eens naar het Eindboek Fileproof (pdf-alert!). Een mooi e-book waarin 60 pilots, waaronder het Spitsmenu, worden toegelicht.

Share

Man of vrouw, de Belastingdienst neemt het niet zo nauw!

Iedereen zal direct toegeven dat het erg flauw is om hier de aandacht op te vestigen. Maat toch moet het geplaatst worden: de Belastingdienst kan geen onderscheid maken tussen mannen en vrouwen. Bij het doen van de gezamenlijke belastingaangifte werd aan mijn vrouw gevraagd of ze de aangifte wil ondertekenen met zijn DigiD.

belastingdienst

Zijn DigiD?

Van de belastingdienst verwacht je dat ze op basis van alle gegevens die hebben zijn minst onderscheid kunnen maken tussen mannen en vrouwen! Of vind je dat te veel gevraagd?

Share

Van disclaimer naar proclaimer

Een van de manieren waar je aan af kunt lezen of een organisatie zijn klanten serieus neemt, is het gebruik van een proclaimer op de website. Een proclaimer is het tegenovergestelde van een disclaimer. In een disclaimer verklaart de organisatie dat zij hun best doen om correcte informatie op de website te plaatsen, maar dat er absoluut geen rechten aan ontleend kunnen worden. Een proclaimer beweert het tegenovergestelde: de organisatie doet zijn best en je kunt er van op aan dat de informatie juist is.

Maar altijd als ik een proclaimer zie heb ik het idee dat deze op de site is geplaatst door de beheerder, zonder dat er binnen de organisatie is nagedacht over de gevolgen van de proclaimer. In het geval van overheidsorganisaties zou de proclaimer krachtiger worden als er naast de proclaimer een bericht wordt geplaatst van een van de bestuurders van de organisatie. Bijvoorbeeld de wethouder die dienstverlening in zijn portefeuille heeft. Op die manier wordt aan de hele organisatie het signaal gegeven dat zij de website erg serieus moeten nemen. De website is immers het belangrijkste kanaal voor informatieverstrekking.

Share

De definitie van ICT

De drieletterafkorting “ICT” heeft vanaf het begin de verkeerde definitie gehad. ICT staat voor Informatie en Communicatie Technologie. Dat is fout. Beter zou het zijn om te spreken van Innovatie en Creatie Technologie.

Om te voorkomen dat er nog meer projecten worden opgezet om bestaande vormen van informatieverwerking en / of communicatie te automatiseren moet de definitie anders. Projecten die gebruik maken van nieuwe software en hardware moeten er meer op gericht zijn het werk anders te organiseren en nieuwe oplossingen te genereren voor bestaande problemen. Hierbij staat anders organiseren voor innovatie en nieuwe oplossingen voor creatie.

Share

Informatie-infarct

Infarct?De overheid is een ongezonde bejaarde. Natuurlijk is het zo dat het medewerkersbestand aan het vergrijzen is, maar ook als je kijkt naar de manier waarop wordt omgegaan met informatie dan kun je geen andere conclusie trekken, dan dat de overheid op dit moment een informatie-infarct heeft. Dat blijkt onder meer uit het feit dat sommige functies in de geestelijke gezondheidszorg voor 60% uit administratieve werkzaamheden bestaan. Deze bejaarde is zó bang om de controle te verliezen dat zij in de stress schiet!

Voor de duidelijkheid: het gaat hier om uitvoerende functies, niet om staf- of beleidsfuncties. Er is meer tijd gereserveerd voor verantwoording en indekken dan voor zorg! Dat kan nooit lang goed gaan.

Tenzij we de medewerkers voor de gezondheidszorg uit het buitenland gaan halen. Vanwege de taalbarrière kunnen zij namelijk niet rapporteren…

Share

Formulier als graadmeter voor procesfitheid

Uit het aantal vragen dat wordt gesteld op een aanvraagformulier is af te leiden of het proces waarmee de aanvraag wordt afgehandeld efficiënt is ingericht. Het aanvraagformulier is immers de start van het achterliggende bedrijfsproces waarin de aanvraag wordt beoordeeld. De informatie die een overheidsorganisatie verzamelt op dat formulier is de grondstof voor het proces.

Naarmate de hoeveelheid grondstoffen die voor een bedrijfsproces nodig zijn toeneemt, wordt het proces langer. Er is immers een grotere hoeveelheid materiaal om te verwerken! En dat kost tijd. Daarom moeten projecten die als doel hebben doorlooptijden te verkorten altijd starten bij het verminderen van de grondstof (informatie) die in het proces wordt gestopt.

Bijkomende voordelen zijn dat er minder ruimte nodig is om alle binnengekomen stukken op te slaan, systemen voor registratie van dossiers simpeler  zijn en de kans dat een aanvraag wél ineens volledig wordt ingediend toeneemt.

Share

Informatie: gestructureerd vs. niet-gestructureerd

In discussies over informatie en informatiemanagement wordt vaak te weinig onderscheid gemaakt tussen de soorten informatie waar een organisatie mee te maken heeft. Het verschil tussen gestructureerde en ongestructureerde informatie is gigantisch en met iedere soort moet daarom ook anders worden omgegaan.

Gestructureerde informatie is alle informatie die in databases kan worden opgeslagen. Het gaat meestal om opsommingen van kenmerken. Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboorteplaats, etc. Het zijn de invoerveldjes op een simpel aanvraagformulier.

Ongestructureerde informatie is de informatie die in documentmanagementsystemen wordt opgeslagen. Het gaat meestal om teksten waarin een gecompliceerd onderwerp wordt uitgelegd of toegelicht. Bijvoorbeeld brieven, tekeningen, rapporten, memo`s, etc.

Hieronder een kort overzicht van de belangrijkste verschillen tussen gestructureerde en ongestructureerde informatie:

Gestructureerd vs. Ongestructureerd

Koppelbaar – Niet koppelbaar
Analyse te automatiseren – Analyse lastig te automatiseren
Database – Documentmanagement
Proces – Beleid
Te standaardiseren – Niet te standaardiseren

Natuurlijk zijn er meer nuances te maken, maar dat vraagt eerder om een boek dan om een blogpost. Het gaat er om dat ongestructureerde informatie lastiger te verwerken is dan gestructureerde informatie. Daar moet meer aandacht voor zijn in discussies over het verwerken van informatie door de overheid. Aan de andere kant is het natuurlijk zo dat de overheid informatie veel meer kan structureren. Dit vergemakkelijkt de verwerking én kan bijdragen aan het versnellen van de dienstverlening.

Gemeenten kunnen in plaats van een “vormvrije brief” ook een simpel formulier gebruiken voor, bijvoorbeeld, het verkrijgen van toestemming voor het gebruik van de openbare ruimte om een container te mogen plaatsen. Dit betreft een standaardsituatie waarvoor via een gestructureerd formulier toestemming kan worden aangevraagd. Dit bespaart de indiener de moeite van het schrijven van een brief, waarvan bovendien niet helder is wat er in moet komen. Ook bespaart het de gemeente de moeite van het lezen van brieven en wordt het mogelijk de aanvraag in te voeren in een systeem en het systeem de toestemming te laten bepalen op basis van de inhoud van het formulier.

Share