In een opiniërend artikel in Digitaal Bestuur roep ik gemeentebestuurders op om werk te maken van informatiemanagement. Uit een onderzoek onder drie gemeenten (bij 70 gemeentelijke producten) dat ik in opdracht van de VNG heb uitgevoerd blijkt dat de informatiepositie van gemeenten erg slecht is. Ze weten niet:

1. welke informatie ze vragen in hun aanvraagformulieren;
2. welke informatie ze nodig hebben om een dienst te verlenen;
3. voor welke informatie er een juridische basis is om dit te vragen aan burgers/bedrijven;
4. welke informatie ze via hergebruik op kunnen vragen.

Het artikel staat in de Digitaal Bestuur van september (jaargang 6, nummer 6). Ik schreef het samen met Zenc-collega Frans Jan Douglas en Martha Hulshof van het VNG-programma “Minder regels, meer service“. Het onderzoeksrapport verschijnt later dit jaar.

Een .pdf versie van het artikel vind je hier en de volledige tekst van het artikel na de “Klik hier om verder te lezen.” Eerdere blogs over indieningsvereisten vind je hier, hier en hier.

Gemeenten vragen te veel

Voor de aanvraag van een vergunning is veel minder papierwerk nodig dan gemeenten doen voorkomen.

Al jaren bestaat het vermoeden dat gemeenten voor de aanvraag van een vergunning veel meer informatie van de indiener vragen dan nodig is. Het VNG- programma Minder Regels, Meer Service heeft in samenwerking met onderzoeks- en adviesbureau Zenc het vermoeden van overbodige indieningsvereisten getoetst aan de praktijk. Voor 70 gemeentelijke producten en diensten zijn de indieningsvereisten in kaart gebracht. Vervolgens is bekeken welke bewijsstukken en gegevens mogelijk overbodig zijn.

De resultaten zijn overweldigend. In totaal vonden we bij drie gemeenten 3950 indieningsvereisten verspreid over 70 producten. Van die 3950 indieningsvereisten heeft 49,6% geen juridische basis. Nergens staat omschreven dat de gemeente deze informatie moet vragen aan de aanvrager. Lang niet al deze indieningsvereisten zijn daarmee overbodig. Veel indieningsvereisten zonder juridische basis zijn absoluut nodig in het dienstverleningsproces, bijvoorbeeld om de klant te identificeren of om de wens of voornemen van de klant helder te krijgen.

Schokkender is dat 31,9% van de indieningsvereisten al bekend is binnen de gemeente of een andere overheidsorganisatie. In plaats van de reeds bekende gegevens te gebruiken, vraagt de gemeente deze informatie liever opnieuw aan de inwoner of ondernemer.

De grote hoeveelheid gevraagde informatie geeft op twee plaatsen problemen. Allereerst zijn er problemen voor de klant van de gemeente, die veel tijd kwijt is aan het invullen van lange aanvraagformulieren en het verzamelen van bewijsstukken. Bij ontbrekende informatie verklaart de gemeente de aanvraag niet-ontvankelijk.

Daarnaast zorgt het voor extra werk bij de gemeente. Het archiveren van alle ingenomen stukken is kostbaar. En bij het toetsen van de aanvraag ligt de nadruk niet op het verlenen van een goede dienst of een goed product, maar lijkt de nadruk met name te liggen op het formeel rechtmatig toekennen van het product. De vraag van de klant staat niet centraal, maar de rechtmatigheid van de aanvraag. Tot slot leidt de enorme hoeveelheid ingekomen informatie tot langere doorlooptijden van een aanvraag. Wij hebben bovendien sterke aanwijzingen gevonden dat veel gevraagde informatie niet eens wordt gebruikt.

Op basis van de uitkomsten van ons onderzoek kan veel overbodige informatie worden geschrapt. Dit helpt bij het wegnemen van knelpunten bij de klant en bij de gemeente. Allereerst moeten gemeenten nagaan of zij de informatie die zij vragen aan de klant ècht nodig hebben. Daarna moeten gemeenten sturen op hergebruik van gegevens. De zogenaamde e-overheidsbouwstenen zoals de Basisregistratie Personen (BRP) en Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) helpen bij het hergebruiken van informatie.

Gemeenten moeten serieus werk maken van een goede informatiehuishouding. Informatie dient net zo strikt gemanaged worden als financiën. Daarnaast roepen wij gemeenten op te schrappen in de indieningsvereisten.

Een uittreksel van de Kamer van Koophandel, kadastrale tekeningen en inkomensgegevens hoeft de klant niet aan te leveren. De gemeente kan dat – letterlijk – zelf uitzoeken

Beste gemeentebestuurder, maak werk van informatiemanagement! Stel uzelf de vraag of de informatie die u vraagt en verwerkt daadwerkelijk nodig is. Schrap gegevens die geen (juridische) basis hebben en stop met het vragen van informatie die al lang bekend is binnen de overheid. Als u dit doet bespaart u kosten, verbetert de dienstverlening en voorkomt u een naderend informatie-infarct.

Peter-August Keur & Frans Jan Douglas, Zenc

Martha Hulshof, VNG Programma Minder Regels, Meer Service