Er is een oplossing voor ambtenaren die het structureren van processen tot in het absurde doorvoeren. Wouter Keller vertelde tijdens de derde avond van de mastercourse “Invoering e-Overheid” dat je van een werkproces alleen de kritieke statussen hoeft af te dwingen. Iedere case binnen een proces doorloopt namelijk dezelfde, vooraf bepaalde, statussen voordat er een besluit wordt genomen.
Op hoofdlijnen zijn die statussen:
- ontvangen;
- geaccepteerd;
- behandeling;
- besluit.
De manier waarop wordt gekomen tot de tussenliggende statussen is niet van belang. Het is aan de behandelend ambtenaar om te bepalen hoe hij er voor zorgt dat zijn case die status bereikt. De ambtenaar is daar op basis van zijn professionaliteit ook prima toe in staat. Het enige dat van belang is, is dat de cases ook daadwerkelijk die statussen doorlopen. Bijvoorbeeld dat een aanvraag bouwvergunning wordt getoetst op ontvankelijkheid (ontvangen) voordat deze in behandeling wordt genomen (geaccepteerd).
Deze manier van organiseren doet sterk denken aan een GANTT-chart zoals die in MS Projects wordt gebruikt: vooraf wordt een aantal mijlpalen afgesproken die op een bepaalde datum bereikt worden. Hoe de mijlpaal wordt gehaald is niet van belang. Feitelijk verloopt iedere case in een werkproces ook op die manier. Het is niet relevant op wat voor manier een status wordt bereikt.
Op deze manier kan de professional zelf zijn werkwijze bepalen. Bovendien wordt het aanbrengen van samenhang met andere producten en processen op deze manier een taak van de professional. Hiermee wordt de professional weer verantwoordelijk gemaakt voor het goed bedienen van zijn aanvragers. Ook is het vastleggen van werkprocessen makkelijker omdat de samenhang niet meer gemodelleerd hoeft te worden. Het aanbrengen van samenhang gebeurt door de ambtenaar. Zijn ervaring en professionaliteit verslaan op wat betreft samenhang ieder procesmodel!