Eindelijk is er een meer rationele manier om te bepalen hoeveel controle je hebt over persoonlijke informatie. Op ctrl-shift.co.uk wordt een manier voorgesteld waarmee je dit simpel kunt berekenen.

Persoonlijke informatie wordt gedefinieerd als:

Volunteered Personal Information (VPI) is information that only the individual knows and therefore only the individual can share. It is information that defines and drives demand – information organisations need to provide focused, relevant value.

Om de VPI-score te berekenen wordt aan drie factoren een waarde toegekend: proces, doel en voorwaarden. Proces staat voor de mate van vrijwilligheid waarmee je de informatie afstaat. Doel staat voor de mate waarin je zelf kunt bepalen waarvoor deze informatie wordt gebruikt. Voorwaarden staat voor de hoeveelheid zeggenschap die je hebt over het eigenaarschap van de informatie en wie er aanspraak maakt op de opbrengsten van de informatie.

Ctrl-shift heeft dit voorbeeld gemaakt voor private organisaties. Maar het geldt natuurlijk net zo goed voor de overheid. De overheid beschikt al over veel persoonlijke informatie, maar bij het aanvragen van bepaalde diensten wordt om extra informatie gevraagd. Bijvoorbeeld de waarde van bepaalde bezittingen (auto) indien je een uitkering aan wil vragen.

Als we dit in een rekenvoorbeeld plaatsen krijgen we het volgende resultaat*:

• de mate van vrijwilligheid waarmee je die informatie afstaat is laag: als je deze informatie niet opgeeft wordt je aanvraag geweigerd (score: 0,5)
• het doel is duidelijk, namelijk het aanvragen van een uitkering, en de aanvrager bepaalt zelf of hij dat doel nastreeft (score: 1,5)
• op voorwaarden wordt laag gescoord, als aanvrager kun je geen voorwaarden stellen over het gebruik (score: 0,5).

Dat geeft een totaalscore van (0,5 * 1,5 * 0,5=) 0,375. En dat ligt in dit geval erg ver van het wenselijke niveau van 4 voor private organisaties. Wat zou de gemiddelde score zijn van de Nederlandse overheid?

Via: Ctrl-Shift » What is your VPI score?

* 0 = geen zeggenschap, 2 = volledige zeggenschap.

Zenc-collega Rob Peters legt in onderstaande film uit wat Geogov is. Het meest indrukwekkend vond ik dat dit project het mogelijk maakt om (wet)tekst te vertalen naar kaartlagen. Dat is namelijk oneindig veel moeilijker dan andersom!

Het project Geogov was genomineerd voor de RGI Geo-Innovatie Awards 2009 in de categorie Wetenschap. Helaas heeft het project de prijs niet gewonnen.

Over Geogov:

GeoGov is een onderzoeksprogramma dat een bijdrage levert aan een meer vraaggerichte aanpak van maatschappelijke problemen met een ruimtelijke component. Dat wil het bereiken met fundamenteel en toepassingsgericht onderzoek naar de mogelijkheden, barrieres en randvoorwaarden voor de inzet van op ruimtelijke informatie gebaseerde technologie in participatieve relaties met burgers.

Meer info over Geogov vind je hier.

Het begrip “information overload” betekent dat je geen besluit kunt nemen omdat je te veel informatie hebt. Het tegenovergestelde zou je een “zwart gat voor informatie” kunnen noemen. Er wordt zo ontzettend veel informatie aan je gevraagd, dat je niet in staat bent om die informtie tijdig en juist aan te leveren.

Dit lijkt erg op de praktijk rond het aanvragen van een uitkering. Hierbij zijn formulieren met meer dan 200 vragen geen uitzondering. Een dergelijk formulier heeft nog het meest weg van een zwart gat. Het  trekt informatie aan, waarvan je niet weet wat er mee gebeurt als het er aan de andere kant uit komt. Maar omdat de hoeveelheid van de gevraagde informatie zo ontzettend omvangrijk is, wordt het onmogelijk om het formulier op een goede manier in te vullen. En kun je er bijna van uit gaan dat er fouten in staan waardoor de aanvraag wordt afgewezen op het moment dat deze zijn reis door het zwarte gat heeft gemaakt.

Het is vaak lastig om informatie die binnen een organisatie aanwezig is te ontsluiten. Informatie is verspreid over afdelingen, systemen en medewerkers. Door eenmalig een website in te rechten wordt al een begin gemaakt met het ontsluiten van informatie. Vaak gaat het dan om informatie waarvan de afdeling communicatie vindt dat deze op de site moet komen. Dat is typisch informatie die al beschikbaar is in de vorm van folders of brochures.

Het wordt lastiger wanneer het gaat om informatie uit operationele processen. In een “ideale” wereld waar informatie direct en overal beschikbaar is, komt informatie beschikbaar op het moment dat zij wordt gegenereerd. Dit geldt dan ook voor de informatie in de Excell bestanden die individuele medewerkers gebruiken.

Als je de website van de organisatie als hoogste punt neemt en de Excell bestanden van de medewerkers als diepste punt, dan kun je meten van welke diepte de informatie moet worden opgevraagd. Tussenliggende lagen zijn bijvoorbeeld informatie uit het klantvolgsysteem, mid-office systemen, afdelingssystemen en generieke back-office applicaties. Op die manier is vast te stellen in welke mate een organisatie er in slaagt haar informatie beschikbaar te stellen en welke systemen al ontsloten worden. Door een aantal niveaus te onderscheiden wordt het mogelijk te bepalen welke andere informatie ook ontsloten kan worden.

Het bepalen van een locatie voor een windmolenpark in zee kun je het beste overlaten aan de gemeenschap. In het boek Wikinomics wordt een voorbeeld genoemd van crowdsourcing waarbij een mijnwerkersbedrijf de opbrengsten van een ogenschijnlijk lege goudmijn verdubbelt.

Dit is mogelijk doordat zij alle informatie over de mijn die in hun bezit is online plaatsen. Daarna hebben zij een prijs in het vooruitzicht gesteld voor de persoon die er in slaagt om nieuwe goudaders aan te wijzen. Talloze “amateurs” hebben zich met het vraagstuk beziggehouden. Onder deze amateurs zijn onder meer geologen, wiskundigen en psychologen. Door de aanwijzingen van de amateurs op te volgen is het bedrijf er in geslaagd om een hoeveelheid goud uit de mijn te halen die gelijk is aan al het goud dat de mijn tot dat in zijn hele geschiedenis heeft geproduceerd!

Een dergelijke situatie is ook denkbaar voor het vaststellen van, bijvoorbeeld, de beste locatie voor een windmolenpark in zee. Net als bij de goudmijn gaat het ook hier om grote hoeveelheden informatie die de basis zijn voor het besluit. Dus waarom zou je de “amateurs” hier niet naar hun mening vragen?

Regelmatig vertellen ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een regeling, dat de informatie op de website van hun organisatie niet up-to date is. Tijdens workshops waarvan de voorbereiding deels is gebaseerd op informatie van de website wordt doodleuk gemeld dat we het verkeerde aanvraagformulier gebruiken. Of een verouderde APV.

Dat heeft verschillende redenen. Soms wordt de website van een gemeente beheerd door een Shared Service Center en is er niet één medewerker van de gemeente die toegang heeft tot de website. Op andere momenten is er een afdeling communicatie die zichzelf de website heeft toegeëigend en traag is in het bijwerken van informatie die door de medewerkers wordt aangeleverd. Door de (vaak) verkokerde structuur zullen de medewerkers na verloop van tijd stoppen met het aanleveren van nieuwe informatie als “communicatie” niet snel genoeg is met het bijwerken van de website. Het resultaat is een website met informatie die niet actueel is.

Het wordt tijd dat de productverantwoordelijken het vertrouwen krijgen om zélf de informatie en aanvraagformulieren voor hun producten en beleidsgebieden op de site van hun organisatie te plaatsen. Pas dan wordt het mogelijk om te leveren wat volgens de proclaimer wordt beweerd. Het zijn de productverantwoordelijken (en alléén de direct productverantwoordelijken) die kunnen bepalen of de aangeboden informatie juist is.

Zenc en Digitaal Bestuur hebben weer een programma vol topsprekers voor de komende Mastercourse. Dit keer is het thema Shared Services. De spekers zijn onder meer: prof. Theo Camps, prof. Ard-Pieter de Man, prof. Léon de Caluwé en prof. Hans Strikwerda. Het programma beslaat vier avonden (10, 17, 24 september en 1 oktober). De avonden worden gemodereerd door prof. Arre Zuurmond. Klik hier voor het programma en inschrijven.

(Disclaimer: ondergetekende is betrokken bij de organisatie van deze mastercourse. Zie ook mijn projectenportfolio.)